En bref
Comment calculer le nombre de postes en flex office ?
À partir de la présence aux jours de pointe, équipe par équipe, et non d'un ratio de marché. Le calcul intègre la politique de présence, les absences, la croissance, les postes non partageables et une marge de sécurité. Un dimensionnement sur la moyenne laisse des personnes sans poste les jours chargés ; un espace pilote vérifie le ratio avant de généraliser.
- « 0,7 poste par personne » n'est pas un argument : un ratio se calcule, il ne se recopie pas.
- Conditions de réussite : espaces de concentration, casiers, règles de réservation simples, salles hybrides, jours d'équipe coordonnés.
- Dès 50 salariés, le passage au flex office relève en général de la consultation du CSE (Code du travail, art. L2312-8).
De quoi parle-t-on ?
- Postes attribués : chacun son poste.
- Partage de postes (« desk sharing ») : moins de postes que de personnes, selon un ratio.
- Flex office : pas d'attribution permanente, selon des règles propres au projet.
- Réservation (« hoteling ») : un poste ou un espace se réserve.
- Travail par activité (« activity-based working ») : on choisit l'espace selon la tâche.
- Quartiers d'équipe (« team neighborhoods ») : chaque équipe dispose d'un territoire, sans postes attribués à l'intérieur.
Un ratio se calcule, il ne se recopie pas
« 0,7 poste par personne, c'est le ratio du marché » n'est pas un argument. Le nombre de postes se calcule à partir de la présence aux jours de pointe, par équipe, de la politique de présence, des absences, de la croissance, des postes non partageables et d'une marge de sécurité. Essayez le simulateur : l'écart entre un calcul sur la moyenne et un calcul sur la pointe est souvent spectaculaire.
Les conditions de réussite
- Des espaces de concentration et de confidentialité en nombre suffisant.
- Des casiers et des rangements personnels.
- Des règles simples : réservation, durée, bureau propre en fin de journée.
- Des salles de réunion hybrides qui fonctionnent.
- Des jours d'équipe coordonnés pour éviter que tout le monde vienne le même jour.
- Un pilote avant la généralisation, et une mesure après.
Les outils de réservation et de comptage ne doivent pas devenir un outil de surveillance individuelle. Tout dispositif collectant des informations personnelles sur un salarié doit avoir été porté préalablement à sa connaissance ; dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur les moyens permettant un contrôle de l'activité (Code du travail, art. L1222-4 et L2312-38). La CNIL rappelle qu'un dispositif d'accès aux locaux ne doit pas servir à contrôler les déplacements à l'intérieur des locaux.
Questions fréquentes
Le flex office est-il soumis à la consultation du CSE ?
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur tout aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou de travail. Le passage au flex office modifie en général l'organisation du travail : son calendrier doit prévoir cette consultation.