En bref
Comment préparer le déménagement de ses bureaux ?
En le traitant comme un projet d'organisation avant d'en faire un transfert : programme, recherche et tests d'implantation, conception et budget, autorisations, consultation des entreprises, travaux, transfert, accompagnement, puis mesure. Le calendrier se construit à rebours depuis la fin du bail actuel, en intégrant les délais d'instruction et la consultation du CSE.
- Instruction : 3 mois pour un permis de construire hors maison individuelle, 5 mois s'il porte sur un ERP, 4 mois pour une autorisation de travaux dans un ERP sans permis.
- CSE (50 salariés et plus) : un mois pour rendre son avis à défaut d'accord, deux en cas d'expertise.
- Revue d'usage à 3, 6 et 12 mois après l'emménagement.
Les étapes
- Programme : effectifs futurs, modes de travail, besoins d'espaces (programmation).
- Recherche et tests d'implantation sur les plateaux pressentis (avant de signer).
- Conception de l'aménagement et budget de travaux.
- Autorisations si nécessaire : permis, déclaration préalable, autorisation de travaux ERP.
- Consultation des entreprises et marchés.
- Travaux, réception, dossier de maintenance des lieux de travail.
- Transfert : inventaire, tri, archives, informatique, étiquetage, installation.
- Accompagnement des premières semaines, puis mesure.
Le calendrier se construit à rebours
On part de la date de fin du bail actuel et l'on remonte : délais d'instruction (trois mois pour un permis de construire hors maison individuelle, cinq mois s'il porte sur un établissement recevant du public, quatre mois pour une autorisation de travaux dans un ERP sans permis), consultation du CSE (un mois à défaut d'accord, deux en cas d'expertise), consultation des entreprises, durée des travaux, préavis. Le guide du calendrier.
Le transfert
Inventaire du mobilier réemployable, tri et archives, plan de déménagement par équipe, informatique et téléphonie, signalétique, consignes du nouvel immeuble. La reprise en main se prépare : qui répond aux questions la première semaine, comment signaler un problème.
Questions fréquentes
Peut-on réemployer le mobilier existant ?
Souvent en partie. L'inventaire précoce dit ce qui peut suivre, ce qui peut être reconditionné, ce qui doit être remplacé ; le programme mobilier en tient compte dès la conception.