Travaux d'aménagement de bureaux : qui paie, le bailleur ou le locataire ?

Deux étages de règles

Le Code civil fixe les obligations générales de tout bail. Le bailleur doit délivrer la chose louée, l'entretenir en état de servir à l'usage pour lequel elle a été louée et en faire jouir paisiblement le preneur (art. 1719). Il doit la délivrer en bon état de réparations de toute espèce et y faire, pendant le bail, toutes les réparations qui peuvent devenir nécessaires, autres que les locatives (art. 1720). Les réparations locatives ou de menu entretien sont à la charge du locataire « s'il n'y a clause contraire » (art. 1754).

Pour un bail commercial, le Code de commerce ajoute des règles de transparence et des interdictions : un inventaire précis et limitatif des charges (art. L145-40-2) et une liste de dépenses qui ne peuvent pas être imputées au locataire (art. R145-35).

Ce guide porte sur le bail commercial. Si vos bureaux sont loués sous un autre régime, notamment un bail professionnel, faites vérifier les règles applicables par votre conseil.

Ce qui ne peut pas être mis à la charge du locataire

Pour les baux commerciaux conclus ou renouvelés à compter du 5 novembre 2014, date de publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 (art. 8), ne peuvent être imputés au locataire, notamment (art. R145-35) :

• les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l'article 606 du Code civil, ainsi que, le cas échéant, les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ;
• les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le bien loué ou l'immeuble, dès lors qu'ils relèvent de ces grosses réparations ;
• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers ;
• dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Les grosses réparations de l'article 606 sont « celles des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières », et celui « des digues et des murs de soutènement et de clôture aussi en entier » ; « toutes les autres réparations sont d'entretien ».

Deux nuances écrites dans le même article R145-35 : les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique ne sont pas couverts par ces deux premières interdictions ; et la mise en conformité n'est visée que lorsqu'elle relève des grosses réparations.

Les aménagements propres au locataire

Les cloisons, finitions, réseaux, salles de réunion et mobilier qui répondent à votre organisation ne relèvent pas de ces articles : leur prise en charge, et une éventuelle participation du bailleur, se discutent et s'écrivent dans le bail. Le marché parle de « Cat A » pour un plateau livré prêt à aménager et de « Cat B » pour les aménagements du preneur ; ces termes ne sont pas réglementaires et leur contenu se vérifie dans le bail et ses annexes (voir le budget d'un projet de bureaux).

Avant tout chantier, vérifiez aussi quels travaux le bail soumet à l'accord du bailleur, et dans quels délais.

Ce que le bailleur doit vous communiquer

Le bail commercial comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, avec leur répartition entre bailleur et locataire ; il donne lieu à un état récapitulatif annuel (art. L145-40-2).

Lors de la conclusion du bail, puis tous les trois ans, le bailleur communique à chaque locataire (art. L145-40-2) :

• un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel ;
• un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années précédentes, avec leur coût.

Ces informations sont communiquées dans les deux mois qui suivent chaque échéance triennale, et le bailleur transmet, à la demande du locataire, tout document justifiant le montant de ces travaux (art. R145-37). Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges ou du coût des travaux entre les locataires ; cette répartition est fonction de la surface exploitée (art. L145-40-2).

Ces obligations s'appliquent aux contrats conclus ou renouvelés à compter du 1er septembre 2014 pour l'article L145-40-2, et du 5 novembre 2014 pour les articles R145-35 à R145-37.

En fin de bail : rendre les locaux

• S'il a été fait un état des lieux, le preneur doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure (art. 1730 du Code civil).
• Sans état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf preuve contraire (art. 1731).

Le bail peut prévoir des clauses de remise en état propres aux aménagements réalisés par le locataire : elles se lisent avant de cloisonner, parce qu'elles pèsent sur le coût de sortie.

Avant de signer : les questions à poser

• Le bail a-t-il été conclu ou renouvelé à compter du 5 novembre 2014 ? Sinon, les articles R145-35 à R145-37 ne s'y appliquent pas : ses clauses et le Code civil sont à relire avec votre conseil.
• Que contient l'inventaire des charges, et quels travaux y figurent ?
• Quel est l'état prévisionnel des travaux du bailleur sur trois ans (façade, toiture, équipements communs) ?
• Quel est l'état livré du plateau, et que reste-t-il à aménager ?
• Quels travaux exigent l'accord du bailleur, et que faudra-t-il remettre en état en partant ?

Questions fréquentes